Plusieurs groupes industriels européens, opérant dans des environnements exigeants en matière de contrôle interne, faisaient face à des processus de réconciliation de comptes lourds et manuels.

Pour l'un, la problématique portait sur la réconciliation des factures avec les comptes bancaires et l'identification des écarts de normes comptables. Pour un autre, l'enjeu concernait la réconciliation intercompagnies à la maille facture, avec des volumétries importantes et des délais de clôture contraints. Les processus manuels généraient des risques d'erreur et limitaient la capacité de contrôle interne.

Avant tout outillage, un travail de clarification des règles de réconciliation et de structuration des processus cibles était nécessaire.

L'enjeu fondamental était le renforcement du contrôle interne et de l'auditabilité : comment passer de réconciliations manuelles, chronophages et sources d'erreurs, à des processus automatisés garantissant la fiabilité des justifications de soldes et la traçabilité pour l'audit ?

Les processus manuels de réconciliation (factures/comptes bancaires, intercompagnies à la maille facture) consommaient des ressources importantes et ne permettaient pas d'identifier rapidement les anomalies. Les auditeurs pointaient régulièrement des faiblesses dans le dispositif de contrôle interne.

L'objectif était de construire des dispositifs permettant de :

• automatiser les réconciliations avec des règles de matching paramétrables,

• identifier et remonter les écarts et anomalies en temps réel,

• documenter chaque justification pour répondre aux exigences du contrôle interne et de l'audit.

Ces projets ont été menés auprès de plusieurs groupes industriels confrontés à des problématiques similaires mais avec des contextes techniques différents (ERP variés, volumétries distinctes). Dans chaque cas, nous avons commencé par observer les équipes comptables dans leur travail quotidien pour identifier les tâches les plus chronophages et les sources d'erreur récurrentes.

L'accompagnement a porté sur :

• la définition de règles de matching automatiques adaptées aux spécificités de chaque groupe (tolérance d'écart, regroupement de factures, gestion des avoirs),

• l'interfaçage avec les ERP existants pour récupérer les données à la maille requise sans ressaisie manuelle,

• la conception de workflows de gestion des écarts permettant aux comptables de se concentrer sur les cas nécessitant un jugement, les cas simples étant traités automatiquement.

Pour l'un des groupes, un module spécifique de réconciliation intercompagnies à la maille facture a été développé, traitant des dizaines de milliers de transactions mensuelles.